Assistente Administrativo(a)
Na Wiremaze, a equipa administrativa sustenta o dia-a-dia de toda a empresa. É ela que garante que contratos, faturação, comunicação e instalações funcionam sem falhas, para que as restantes equipas se possam focar nos clientes e nos produtos.
Procuramos uma pessoa organizada, rigorosa e autónoma para assegurar a gestão administrativa e financeira corrente da Wiremaze. Isto vai do registo de contratos e faturas à preparação de propostas em contratação pública.
É uma função transversal: vais trabalhar com várias equipas, fornecedores e clientes, e ser um ponto de referência para que tudo esteja em ordem, registado e no sítio certo.
O que vais fazer
Faturação e cobranças
- Registar faturas de fornecedores e emitir faturas e recibos a clientes no software PHC
- Acompanhar e gerir as cobranças a clientes
- Manter registos de controlo em Excel (fornecedores, comissões comerciais, entre outros)
Contratos e contratação pública
- Registar e gerir contratos com clientes e fornecedores
- Preparar e submeter propostas em plataformas eletrónicas de contratação pública
- Organizar e manter atualizado o arquivo documental
Apoio à área comercial e à formação
- Dar apoio administrativo à equipa comercial
- Emitir certificados de formação da WireAcademy
- Receber, triar e encaminhar o correio eletrónico geral
Escritório e instalações
- Receber correspondência e encomendas
- Gerir o stock de material de escritório e de limpeza
- Acompanhar as instalações, comunicar necessidades de manutenção e representar a empresa nas reuniões de condomínio
O que procuramos
- Preferencialmente licenciatura ou curso profissional na área administrativa, contabilidade ou de gestão
- Pelo menos 2 anos de experiência em funções administrativas e/ou de faturação
- Carta de condução (obrigatório)
- Excel ao nível intermédio
- Excelente organização, rigor e capacidade de gerir várias tarefas em simultâneo
- Boa comunicação escrita e oral em português
Será uma mais-valia
- Experiência com software de faturação ou ERP, preferencialmente PHC
- Experiência na submissão de propostas em plataformas como a Vortal, a acinGov ou a anoGov
- Experiência em empresas de software, SaaS ou tecnologia
- Experiência de trabalho com clientes do setor público ou da administração local
Valorizamos
- Mentes curiosas e com vontade de aprender
- Paixão pela função que desempenham
- Um forte ponto de vista combinado com uma boa dose de humildade
- Uma mentalidade colaborativa, resiliência e bom sentido de humor
- Forte atenção aos detalhes
- Sentido de dono: quem assume um assunto leva-o até ao fim
- Iniciativa para propor melhorias e aprender com os erros
O que oferecemos
- Seguro de saúde
- Subsídio de alimentação pago em cartão
- Prémios anuais consoante o desempenho
- Workshops internos para desenvolvimento pessoal
- Acesso a plataformas de IA
- Acesso a uma app de saúde mental
- Atividades de team building regulares
- Uma empresa certificada Great Place to Work®
Local de trabalho
Presencial, nas nossas instalações, na Maia.
Contrato
A termo certo com perspetiva de integração.
Queres fazer algo único?
Junta-te a uma equipa brilhante com a missão de mudar a forma como as pessoas participam na sociedade e como as comunidades se envolvem com a administração pública.
Torna-te parte integrante dessa mudança. Mais do que tratar de papéis e processos, vais garantir que tudo funciona e contribuir para mudar vidas em prol de uma sociedade mais ativa e evoluída!
Como me candidato?
Esta função tem tudo a ver contigo? É a tua cara? O que tens de fazer?
Os passos para o sucesso:
- Candidatura através do formulário abaixo
- Análise curricular
- Entrevista com Recursos Humanos
- Entrevista com a equipa e/ou responsável da área
- Comunicação da decisão
Nota:
Os teus dados pessoais serão tratados internamente ao abrigo das nossas políticas RGPD e apenas para o nosso processo de recrutamento. Conservamos os teus dados durante 2 anos, de acordo com a lei portuguesa.